Quelle est la solution la plus pratique pour conserver vos archives au bureau ?

Au fil des années, vous devez sûrement accumuler une quantité impressionnante d’archives relatives aux dossiers traités ou en cours. Même si de plus en plus de procédures se déroulent en ligne, il reste primordial de conserver la preuve papier de vos travaux passés. Alors, même si vous vous débarrassez de certains classeurs après plusieurs années, vous devez certainement conserver de nombreux dossiers dans les locaux de votre entreprise.

Il est essentiel qu’ils soient correctement organisés pour que vous puissiez les retrouver en cas de besoin. Pourtant, ils ne doivent pas non plus prendre trop d’espace. Nous vous proposons plusieurs conseils pour optimiser le stockage de vos archives.

Le choix du bon mobilier de rangement archives

En premier lieu, il vous faut un mobilier de rangement adapté pour vos documents. Le rayonnage archives est particulièrement indiqué si vous possédez beaucoup de dossiers à stocker. Il est important de bien le choisir pour qu’il s’adapte parfaitement à votre environnement de travail. Il doit être facilement accessible et correspondre aux dimensions des dossiers que vous souhaitez ranger.

Pour profiter d’une solution encore plus pratique, le must est d’opter pour un mobilier d’archivage modulaire. Il s’intégrera parfaitement dans votre espace. L’armoire mobile est particulièrement indiquée lorsque vous souhaitez gagner de l’espace puisque les rayonnages peuvent se déplacer facilement et il n’y a pas nécessairement besoin d’un espace de passage entre les différents rayonnages. En revanche, si plusieurs personnes doivent accéder aux archives en même temps, le rayonnage fixe reste la solution la plus classique.

Faites le tri dans vos archives

Nous vous conseillons également de ranger vos dossiers par thème afin de pouvoir les retrouver en quelques secondes. Il est aussi recommandé de donner un intitulé à chaque dossier pour ne pas être obligé de l’ouvrir à chaque fois. Mais surtout, débarrassez-vous de toutes les archives dont vous n’avez plus besoin. Rien ne sert de s’encombrer avec de la paperasse inutile. Il existe de nombreuses techniques de rangement dont vous pourrez découvrir les préceptes en ligne afin d’avoir un environnement de travail serein. Vous pouvez aussi utiliser des bases de données et autres logiciels pour stocker vos données importantes en ligne.

L’organisation de vos archives, ce n’est pas une affaire compliquée… Il suffit de vous y mettre et cela vous apportera des bénéfices immédiats dans vos locaux professionnels.