Comment optimiser le rangement de mon établissement professionnel ?

04 Août 2017

Un établissement public a vocation de gérer et d’administrer les affaires et biens des citoyens. Un gérant d’établissement professionnel se doit d’être efficace et d’employer au mieux son enveloppe budgétaire. Une organisation complexe en terme de circulation des biens et personnes nécessite une grande rigueur dans l’archivage et le rangement des documents et des biens quelque soit le type d’établissement : secteur de la santé et de la sécurité ou de l’éducation, des sports et des loisirs. Quelles peuvent être les solutions pour optimiser le rangement ?

L’archivage de documents papiers et fonds documentaire

Espaces publics et espaces de travail doivent résoudre l’équation entre un agencement de l’espace esthétique et agréable tout en conservant un système de rangement spacieux mais non encombrant. Optimiser le rangement passe donc par des solutions designs innovantes qui permettent d’utiliser tout l’espace disponible dans un open space tout en délimitant des aires de rencontre et de rangement. La tendance est au mobilier modulaire et mobile qui s’adapte à toutes les surfaces et occupe même les faux plafonds grâce à des commandes électriques pour une accessibilité optimale. Le rayonnage reste le mode de stockage idéal pour les archives et devra être adapté au format des documents. Il pourra être mobile et sur rail pour faciliter le rangement tout en veillant à la répartition de la charge sur le sol.

Le rangement d’équipements et biens matériels

L’optimisation de l’espace nécessite de concevoir en amont les besoins et éventuelles évolutions en partenariat avec les utilisateurs des espaces. Un rangement adéquat améliore les conditions de travail en tenant compte de la sécurité, de l’ergonomie et du confort. Les objets et équipements stockés doivent être accessibles à tous et éventuellement aux personnes à mobilité réduite. Le mobilier de rangement devra avant tout être solide et adapté à un usage intensif et modulaire pour s’adapter à de nouveaux besoins.

Les solutions de rangement qui font gagner du temps

L’optimisation du rangement passe aussi par des réorganisations de l’espace en fonction des missions qui seront revues par les équipes concernées. Pour cela il est nécessaire de désencombrer et de libérer de l’espace avant de mettre en place la nouvelle organisation. En amont il conviendra de simplifier et rationaliser le processus de paiement en dématérialisant la procédure par le biais de cartes d’achat d’un certain montant confiée à un chef de projet. Cette dématérialisation des procédures et formulaires s’étend à de nombreux documents et archives avec la numérisation ou le micro-fichage selon un guide établi par les mairies. Cette opération est d’autant plus importante que la plupart de ces archives seront conservées dans l’établissement professionnel concerné tandis que les services informatiques, la logistique et l’entretien des collectivités seront plus facilement externalisés.

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